CASE HISTORY
AURA: Software avanzato di archiviazione documentale
AURA è un sofisticato software SaaS di archiviazione documentale progettato per offrire un sistema completo e altamente configurabile per la gestione, il trattamento e l’estrazione di dati dai documenti. Grazie alla sua architettura scalabile e alle sue potenti funzionalità, AURA rappresenta la soluzione ideale per le aziende che necessitano di un sistema automatizzato e sicuro per l’organizzazione documentale.
La Sfida
La gestione documentale rappresenta una sfida complessa per molte aziende, soprattutto quando si ha a che fare con un elevato numero di documenti provenienti da fonti differenti. Le difficoltà principali includono:
- Acquisizione e organizzazione efficiente dei documenti provenienti da più canali.
- Estrazione rapida e accurata dei metadati, per rendere le informazioni facilmente ricercabili.
- Elaborazione e trasformazione dei file per garantirne la compatibilità con i sistemi aziendali.
- Automazione e scalabilità, per gestire grandi volumi di documenti senza compromettere le prestazioni.
AURA è stato sviluppato proprio per rispondere a queste esigenze, garantendo un flusso di lavoro efficiente, sicuro e altamente personalizzabile.
La Soluzione
AURA introduce un approccio innovativo all’archiviazione documentale, con una serie di funzionalità avanzate che ottimizzano la gestione e il trattamento dei file.
Caricamento intelligente
AURA supporta diverse modalità di caricamento, permettendo di acquisire documenti in modo flessibile e automatico:
- Upload manuale tramite interfaccia web.
- Integrazione FTP per flussi di caricamento automatizzati.
- Acquisizione da email, con monitoraggio di caselle dedicate per l’importazione degli allegati.
- API REST, per una perfetta integrazione con software aziendali e sistemi esterni.
Elaborazione e trasformazione documenti
Una volta acquisiti, i documenti vengono elaborati e trasformati in base alle esigenze dell’azienda. Il sistema permette di:
- Separare e unire pagine (merge/split) per una gestione più efficiente.
- Convertire i formati (CSV→PDF, XML→PDF, ecc.) per garantire uniformità nei processi.
- Definire workflow personalizzati, per automatizzare le operazioni di trattamento dei documenti.
Estrazione dei metadati
Grazie a un motore avanzato, AURA è in grado di estrarre informazioni chiave dai documenti utilizzando:
- Aree fisse, per dati sempre nella stessa posizione.
- Aree posizionali, che identificano i dati in base alla loro collocazione relativa.
- Aree con vincoli di contesto, per un’analisi più avanzata dei contenuti.
Strumenti di controllo e monitoraggio
Per garantire il massimo livello di affidabilità e trasparenza, AURA include:
- Dashboard degli errori, per un monitoraggio immediato di eventuali anomalie.
- Gestione dei worker, per distribuire i carichi di lavoro e ottimizzare le prestazioni.
- Regolazione dinamica del flusso documentale, utile in caso di sovraccarico.
- Funzionalità di audit e tracciamento, per garantire il rispetto delle normative.
L'infrastruttura tecnologica
AURA è stato progettato per offrire scalabilità e performance elevate, sfruttando la potenza di Amazon AWS.
- Amazon ECS per la gestione scalabile dei container.
- Oltre 100 worker configurati per l’autoscaling dinamico.
- AWS Lambda per ottimizzare i flussi di elaborazione tramite code SQS.
- Supporto per documenti di grandi dimensioni (test fino a 70.000 pagine).
- Infrastruttura interamente gestita con Terraform, per garantire automazione e manutenibilità.
Grazie a questa infrastruttura scalabile e resiliente, AURA è in grado di adattarsi a qualsiasi carico di lavoro, offrendo prestazioni costanti anche in scenari ad alta complessità.
Conclusioni
L’implementazione di AURA ha permesso alle aziende di ridurre drasticamente i tempi di gestione documentale, migliorando l’efficienza operativa e garantendo una maggiore precisione nell’estrazione e organizzazione dei dati. Tra i principali vantaggi:
- Automazione avanzata nella gestione e classificazione dei documenti.
- Migliore accessibilità ai dati, grazie a un potente motore di ricerca e categorizzazione.
- Elaborazione documentale più veloce, con workflow personalizzati.
- Scalabilità garantita, grazie all’infrastruttura cloud-based.
AURA rappresenta la soluzione definitiva per le aziende che vogliono ottimizzare la gestione documentale con una piattaforma sicura, performante e adattabile a qualsiasi esigenza.
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